Chi lavora in modo autonomo, magari da casa, può avere difficoltà a programmare le giornate e ad essere produttivo. Per queste persone, ma non solo, la soluzione può essere la lista delle cose da fare, più conosciuta come To Do list. Non ogni lista è però funzionale, occorre essere in grado di pianificare nel modo giusto per riuscire a conciliare i tempi di lavoro e i tempi di riposo senza essere sopraffatti. Ecco i segreti per organizzare una lista efficiente.

Ecco come evitare di perdersi nel lavoro

Si dice spesso che il lavoro autonomo o essere freelance porti molta libertà e facilità di gestione della vita lavorativa e privata. In realtà le cose non stanno proprio così perché è necessario poter produrre reddito per riuscire a vivere e ad avere del tempo libero da spendere senza essere stressati dalle incombenze e dai pagamenti quotidiani. Organizzare la vita lavorativa per un freelance, o un qualunque lavoratore autonomo, non è semplice, infatti non ci sono orari imposti, non c’è un capo ufficio che controlla la produttività, in teoria è possibile lavorare in qualunque posto, anche mentre si è in spiaggia. La realtà è però meno bella di questo. Infatti proprio perché non ci sono regole è bene darsene di proprie che consentano di avere una vita felice e senza eccessivo stress. Non sempre è possibile lavorare in spiaggia mentre ci sono tanti bagnanti, e non tutti hanno una spiaggia privata, si può pensare di lavorare a bordo della propria piscina, l’atmosfera sarebbe idilliaca, ma magari ci sono i bambini che giocano in acqua e fanno rumore. A tutto ciò si aggiungono i committenti che hanno bisogno che siano rispettate le scadenze. Ecco perché anche per un freelance è molto importante avere una disciplina e magari anche un angolo fisso in cui lavorare avendo sempre a portata di mano tutto ciò che occorre, ovvero penne, matite, carta e prodotti vari di cancelleria e naturalmente una lista delle cose da fare.

La lista delle attività è il modo più efficace per organizzare il lavoro, soprattutto se si lavora da casa. Nel compilare una lista devono però essere impiegate delle regole chiare che aiutino a capire quali sono le priorità, a rispettare le scadenze senza essere continuamente sotto pressione. La prima cosa che vedremo è come evitare di commettere errori.

To Do List: gli errori da non fare

Dimenticare di indicare la scadenza

Uno degli errori molto frequenti è creare una lista delle cose da fare senza però indicare una scadenza. Questo comportamento induce spesso a fare in modo prioritario le varie attività che piacciono di più rimandando invece quelle che sono meno attraenti. Magari dobbiamo chiamare un fornitore e continuiamo a procrastinare perché riteniamo quella telefonata poco interessante, fino poi ad accorgerci di non avere la fornitura di materiale che ci occorre per portare a termine il lavoro. Nel tempo potrebbero verificarsi degli inconvenienti, il primo è che si accumulano attività poco piacevoli o più pesanti che devono poi essere svolte tutte insieme. Il secondo rischio è dimenticare delle scadenze e quindi non consegnare dei lavori con l’ulteriore potenziale inconveniente legato alla perdita del cliente a causa della scarsa efficienza. In fondo è bene ricordare che una lista di cose da fare senza una scadenza non è altro che una lista dei desideri.

“Una lista delle attività senza le date di scadenza è una lista dei desideri, niente di più”.

Creare una lista troppo lunga

Nel fare una lista delle cose da fare è sbagliato anche avere un elenco eccessivamente lungo. Anche in questo caso i problemi che possono derivarne sono diversi, in primo luogo diventa più difficile gerarchizzare, cioè trovare le attività da completare in modo prioritario. Il secondo inconveniente è legato al campo psicologico, infatti troppe cose da fare possono demotivare perché si ha la sensazione perenne di non farcela a portare a termine la lista e quindi si finisce per fare poco o niente e comunque ottenere un prodotto finale di cattiva qualità. La lista deve quindi essere realistica, se essa è calendarizzata nell’arco di una settimana, le cose da fare devono essere ordinate in modo che seguire il programma sia fattibile. Una lista di cose da fare impossibile da portare a termine può indurre in errore, cioè porta a non eseguire dei lavori che in realtà sono in scadenza.

Eccessiva variabilità

Per eccessiva variabilità si intende la possibilità di apportare in modo continuo delle modifiche al lavoro da eseguire. Questo rende quasi impossibile portare a termine i lavori calendarizzati in quanto si dilatano i tempi necessari per le varie attività.

Deve anche essere ricordato che un’eccessiva variabilità nelle cose da fare crea imbarazzo nella scelta di quelle prioritarie, tale indecisione rischia di paralizzare il lavoro e far perdere tempo prezioso che potrebbe essere più produttivo. Inoltre quando ci sono troppe varianti il rischio è quello di esaurire le energie già nella fase preliminare e di conseguenza essere meno concentrati sull’obiettivo finale. Il rigore per chi lavora autonomamente e gestisce da solo i tempi, è molto importante per eseguire correttamente le varie fasi.

Come creare un buon piano di lavoro

Selezionare singoli progetti

Un buon piano di lavoro deve essere armonico, quindi non devono essere mischiate nell’arco di un breve periodo cose troppo eterogenee. Ad esempio è sconsigliato mischiare attività per le quali sono necessari pochi minuti con attività che richiedono maggiore impegno dal punto di vista temporale, inoltre non dovrebbero essere trattate contemporaneamente attività appartenenti a progetti diversi. Il rischio è perdere concentrazione e non riuscire a portare a termine nessuno dei progetti. Anche in questo caso, oltre ad essere demoralizzati dal mancato raggiungimento di elevati standard qualitativi, vi è anche il rischio di perdere il cliente a causa della qualità inferiore a quella attesa.

Suddividere in progetti in varie attività da realizzare in sequenza

La prima cosa da tenere in considerazione è che è bene distinguere i progetti dalle attività. Ad esempio un progetto può contenere in sé diverse attività e le stesse possono essere svolte anche in momenti diversi. Quindi diventa essenziale scorporare i diversi progetti nelle varie attività richieste, come fossero delle task e sotto task. In questo modo il progetto viene seguito in modo preciso in ogni sua singola fase. Per ogni attività che deve essere posta in essere diventa essenziale anche stabilire lo scopo. Questo perché le attività che non hanno uno scopo prestabilito sono psicologicamente difficili da porre in essere in quanto si ha la sensazione che si tratti di un’attività vuota e inutile. Ad esempio, realizzare un sito web può essere considerato un progetto da scindere in più attività che non è detto debbano essere compiute tutte nello stesso momento e dalla stessa persona. In questo caso alcune fasi possono essere delegate a terzi magari esperti del singolo settore. Un sito infatti può essere più o meno complesso e si deve partire dalla progettazione con analisi dei siti competitor, si prosegue con la parte grafica, per poi terminare con la scelta del piano editoriale, contenuti e messa online finale. Nella realizzazione di queste fasi si può delegare a un esperto SEO la realizzazione del piano editoriale e dei contenuti, ad un professionista nel settore grafica si può affidare la costruzione dello schema del sito e la realizzazione dello stesso. In questo modo si ottiene un sito molto funzionale proprio perché creato da diversi esperti. Resta il potere di coordinamento dei vari professionisti in modo da avere un risultato finale armonico. Si tratta ovviamente solo di un esempio, le tipologie di attività in cui i compiti possono essere delegati sono davvero tante e spesso consentono di raggiungere risultati migliori.

Indicare la data di avvio del progetto

Molte persone nel definire e programmare un lavoro indicano la data di scadenza. Si tratta certamente di un modo giusto di operare perché avere un termine finale aiuta a organizzare l’attività da compiere, abbiamo già anticipato che un piano di lavoro senza scadenze si trasforma in una lista dei desideri. Tanti però sottovalutano l’importanza della data di avvio del progetto. Per poterla delineare in modo profittevole è necessario capire quanto tempo effettivamente occorre per realizzare un lavoro, tenendo anche in considerazione come nel complesso è organizzata la propria giornata e l’abilità che si ha in un certo tipo di progetto. Se si hanno dei collaboratori è necessario tenere in considerazione anche il tempo necessario per coordinare il loro operato e il carico di lavoro che già è stato affidato. Stabilendo l’avvio e il termine sarà più facile ottimizzare il tempo a disposizione. Una data di avvio eccessivamente repentina può essere un errore perché essendo consapevoli di avere molto tempo si ha la tendenza ad essere deconcentrati e quindi a perdere tempo che potrebbe essere sfruttato in altre attività. Una data di avvio troppo vicina alla data di scadenza invece può portare a lavorare con un’eccessiva pressione che lede la qualità del lavoro ed espone al rischio di non riuscire a consegnare il lavoro nei termini concordati.

Come costruire la lista to do it

Il sistema della doppia lista

Quelle viste finora sono linee generali, ora si può passare ad organizzare il lavoro. Un sistema utile è quello della doppia lista. La prima lista può essere considerata generale e comprende le attività da svolgere in un arco temporale che può essere definito di medio termine, ad esempio una settimana. Il consiglio è quello di non creare una lista di cose di lungo termine perché potrebbe essere dispersivo, molto però dipende dalla tipologia di lavoro, se vi sono clienti con scadenze di tipo mensile, non vi è nulla di male nell’avere una lista di lavoro generale di tale tipo, la stessa deve naturalmente essere aggiornata in modo costante. Oltre alla lista di medio termine è bene organizzare anche una lista giornaliera. Sarebbe opportuno organizzarla già il giorno prima, magari al termine del lavoro odierno. Le attività da inserire nell’arco della giornata possono essere di diverso tipo, in questo modo si può coniugare il lavoro e la crescita personale.

Ad esempio si possono inserire attività di tipo operativo: si tratta di una sorta di burocrazia, come rispondere ai clienti, chiamare collaboratori o altre persone con cui si hanno rapporti lavorativi, pagare le bollette, anche sfruttando le nuove tecnologie. Concentrare queste attività in un unico momento della giornata, magari all’inizio o alla fine della sessione di lavoro mattutina, consente di occupare la restante parte con una certa concentrazione, infatti, non si sarà disturbati da e-mail, messaggi, telefoni che squillano e che di fatto fanno perdere la concentrazione. Quando possibile è bene anche silenziare le notifiche in questo modo si riesce ad avere un lasso di tempo in cui si è davvero concentrati sul lavoro da svolgere. Si procederà poi in un secondo momento a richiamare e a rispondere ad e-mail e messaggi.

Il secondo gruppo di attività può essere definito main focus ed è l’attività volta a raggiungere l’obiettivo principale, ad esempio consegnare i lavori commissionati. 

La terza tipologia di attività è di tipo formativo. In qualunque lavoro è bene mantenere un costante aggiornamento attraverso siti di settore, riviste, lezioni online o face to face. Solitamente l’attività di formazione non è di tipo quotidiano ma è bene fare in modo che sia dedicato del tempo in modo costante alla propria preparazione. Infine, lavorare da casa senza un preciso piano può portare a distrarre tempo agli affetti e soprattutto trascorrere con loro momenti che sono qualitativamente poco soddisfacenti, ad esempio andare al parco con il bambino e passare il tempo a telefono con un cliente di certo non migliora il rapporto e la qualità del tempo dedicato alla vita privata è pessima perché c’è troppa commistione con il lavoro. Ecco perché la propria programmazione deve anche prevedere del tempo da dedicare esclusivamente alla famiglia o comunque alle persone che fanno parte della vita privata.

Come organizzare la giornata

Come devono essere divisi i tempi di lavoro? Questa è un’altra importante domanda. La prima cosa da fare è dividere la giornata in varie sezioni, una prima deve essere dedicata agli impegni di routine, da fare in casa o fuori, la seconda parte deve essere dedicata al lavoro. Chi lavora in autonomia deve avere degli orari certi di inizio e fine, proprio come se fosse in ufficio o dovesse andare in negozio ad aprire le serrande. Ipotizzando di iniziare a lavorare alle ore 8.00, si può organizzare la giornata in blocchi di lavoro da quaranta minuti intervallati da 10 minuti di pausa. Questo perché è impossibile mantenere la concentrazione per molte ore di seguito e quindi sarebbe poco produttivo pensare di restare seduti alla scrivania per due ore di fila. I 10 minuti di pausa possono essere usati per uno uno spuntino, per una piccola camminata magari in balcone in questo modo si sgranchiscono le gambe e si ossigena il cervello respirando a pieni polmoni. La ripresa sarà sicuramente più produttiva. Supponendo di lavorare fino alle ore 12:00 si riescono ad organizzare 5 blocchi di lavoro. Inizia così la pausa pranzo e riposo fino alle 14:00 che consente di rigenerarsi prima di ricominciare a lavorare nel pomeriggio, sempre con blocchi da 40 minuti e 10 minuti di pausa. Il lavoro potrà andare avanti fino alle 18:00. Una volta chiuso l’ufficio è bene dedicarsi ad attività piacevoli e alla propria vita privata, che si tratti di andare in palestra, accompagnare i bambini al parco, giocare con loro, preparare la cena, fare un aperitivo in compagnia di amici oppure rilassarsi in una passeggiata con il cane. 

“Essere produttivo non significa tenersi indaffarati”.

Aggiornare la lista

Naturalmente possono esservi delle novità, ad esempio un nuovo appuntamento, in questo caso è bene appuntarlo subito, nella lista generale in modo che poi potrà essere pianificato nella lista quotidiana, così è possibile rendere il lavoro più agevole. Questa tecnica è anche conosciuta come la tecnica del pomodoro e consente di organizzare le attività che possono essere sviluppate in sequenze temporali brevi mantenendo così un’elevata concentrazione. Affinché funzioni, si deve essere abbastanza rigidi e di conseguenza quando il timer suona, il lavoro deve essere chiuso. Solo in questo modo è possibile rigenerarsi e terminare in tempo il proprio programma, se si ha la convinzione che i tempi possono essere sforati, si tende a distrarsi più facilmente.

Metodo Kanban Board

Quando si lavora da soli, quindi senza nessuno che dia delle direttive da seguire, controlli e sovraintenda al lavoro, è importante anche avere una visuale completa dei propri progressi. Tale abitudine aiuta ad avere maggiore ottimismo e a organizzare meglio le proprie attività e impegni. Questo risultato si può ottenere attraverso una metodologia denominata Kanban Board. La parola Kanban deriva dal giapponese e vuol dire cartellino. La tecnica prevede di realizzare dei post it con brevi descrizioni delle attività da compiere. I post devono essere attaccati su una lavagna composta da tre colonne. Nella prima colonna sono inseriti i post it dei lavori da fare, nella seconda quelli dei progetti che sono già stati avviati e, infine, nel terzo settore i lavori che sono stati completati. Nell’arco della giornata i vari cartellini devono essere spostati da una colonna all’altra in questo modo è possibile rendersi conto con un solo colpo d’occhio dei progressi realmente fatti. Scegliendo diversi colori dei post in base all’urgenza sarà possibile anche dare la giusta priorità alle varie attività lavorative.

Il sistema a matrice

Un’altra tecnica per costruire la propria to do list è quella del sistema a matrice. La stessa prende il via da un’asserzione di D. Eisenhower che sosteneva “”ciò che è importante è raramente urgente, ciò che è urgente raramente è importante””. Volendo applicare questa tecnica è bene prendere un foglio e dividerlo in quattro quadranti. Nel primo devono essere inserite le cose che sono contemporaneamente urgenti e importanti. Si tratta di azioni che non sono delegabili a soggetti terzi, come i collaboratori o qualche membro della famiglia. Queste devono essere eseguite nel più breve tempo possibile per evitare che si accumulino. Il primo quadrante non dovrebbe contenere troppe attività e una buona programmazione può sicuramente aiutare.

Il secondo quadrante raccoglie le attività che sono importanti ma non urgenti. Queste possono essere debitamente pianificate in modo da essere svolte con calma. É bene però non sottovalutarne l’importanza altrimenti si trasformano in importanti e urgenti e possono creare delle difficoltà nella corretta gestione del lavoro. Tra le operazioni importanti ma non urgenti possono essere inserite le attività di aggiornamento professionale o un progetto di particolare rilevanza che richiede molta attenzione, ma con una scadenza piuttosto lunga. 

Nel terzo quadrante devono essere inserite le attività che sono urgenti ma non importanti. Si tratta per lo più di attività secondarie che possono essere anche delegate ad altre persone, ad esempio il pagamento di canoni e bollette. Basta delegare qualcuno e in breve tempo tutto è risolto senza distrarre energie alle attività importanti.

Infine, resta il quarto quadrante in cui devono essere inserite attività non importanti e non urgenti. Le stesse possono essere delegate a terzi, o semplicemente sono rimandabili a periodi meno caotici e meno stressanti.

Conclusioni

Questa breve guida può aiutare sicuramente a portare a termine i propri obiettivi di realizzazione professionale e personale in modo rapido e senza eccessivo spreco di energie. I vari metodi analizzati possono essere utilizzati anche in modo promiscuo, in modo da avere idee chiare, certamente all’inizio potrebbe volerci un po’ di tempo, ma poi sarà abbastanza facile selezionare le cose importanti e non importanti, urgenti e non urgenti per inserirle all’interno della propria lista generale e giornaliera. Infine, per avere maggiore chiarezza i progetti e le attività completate devono essere cancellate. In questo modo senza neanche accorgersene si applicano i tre criteri visti e di sicuro il lavoro sarà molto più semplice. Far funzionare il sistema delle liste in realtà solo apparentemente è semplice, ci vuole coerenza e costanza nell’aggiornarla in modo che non si crei confusione e che non siano trascurate delle attività per errore non inserite. Un altro errore è saltare da un metodo all’altro di quelli descritti, possono essere usati uno solo, sceglierne due, oppure utilizzarli tutti e tre, ma mai saltare da uno all’altro, anche in questo caso si rischia di fare confusione e perdere efficienza dimenticando qualche lavoro.

Siete pronti per realizzare e aggiornare la vostra to do list? Provate e vedrete i risultati anche dal punto di vista economico.”

“Non esiste un sistema di lista perfetto per tutti”.

Ho tratto informazioni e ispirazione dal libro di Damon Zahariades (2016) To-Do List Formula. USA: Damon Zahariades.